“專業(yè)行政文秘/助理”培訓(xùn)

 課程描述

數(shù)百年來，各行各業(yè)都有文秘工作，它是一項(xiàng)常青的、不可或缺的職業(yè)，也是當(dāng)今很多年輕人向往的職業(yè)。文秘是領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，接待、策劃會議、溝通、談判、公文寫作、函電、形象設(shè)計(jì)、公關(guān)關(guān)系都離不開文秘的工作。高水平的文秘工作是保證領(lǐng)導(dǎo)和組織工作效率的重要條件，文秘的形象更是代表著單位的整體形象。但做一個(gè)專業(yè)的、出色的秘書卻不是一件容易的事，需要通過職業(yè)化的訓(xùn)練和實(shí)際工作的歷練才能完成。本課程專門針對目前職場專業(yè)文秘工作面設(shè)計(jì)，通過兩天系統(tǒng)化的梳理和強(qiáng)化，相信會給您最專業(yè)的職業(yè)指導(dǎo)。

學(xué)員獲益

1.了解專業(yè)秘書/助理的職責(zé)與角色，工作范圍與未來展望。

2.學(xué)習(xí)提升工作效率的技巧，包含檔案管理、時(shí)間管理、會議管理，以及上司的行程管理。

3.學(xué)習(xí)職場中的人際關(guān)系處理與溝通協(xié)調(diào)技巧，成為上司的得力助手。

4.學(xué)習(xí)專業(yè)秘書/助理的禮儀與應(yīng)對技巧，塑造專業(yè)的形象。

授課方式：啟發(fā)式互動教學(xué)、小組討論、案例分析、角色扮演、培訓(xùn)游戲、模擬演練

課程時(shí)間：1天；6小時(shí)

授課對象：1～3年工作經(jīng)驗(yàn)的初級秘書助理，及有志從事文秘工作的人士

課程大綱

一、九段秘書的角色認(rèn)知、思維模式和意識要求

1.專業(yè)秘書/助理的定義與職業(yè)價(jià)值

v行政人員的角色扮演：管家、助手、人際

v企業(yè)需要什么樣的行政人員

2.認(rèn)清秘書/助理的十四項(xiàng)職責(zé)

3.準(zhǔn)確自我定位

v初級：事務(wù)性文員

v中級：事務(wù)性文員＋協(xié)助管理

v高級：獨(dú)立管理＋事務(wù)處理

4.九段秘書能力實(shí)例

一段秘書發(fā)通知

二段秘書抓落實(shí)

三段秘書重檢查

四段秘書勤準(zhǔn)備

五段秘書細(xì)準(zhǔn)備

六段秘書做記錄     

七段秘書定責(zé)任

八段秘書追結(jié)果

九段秘書做流程

5.專業(yè)秘書/助理的工作法則

v擺正位置

v積極主動

v細(xì)心準(zhǔn)確

v嚴(yán)守機(jī)密

v誠懇有禮

二、會務(wù)組織及管理的工作事項(xiàng)（會前、會中、會后）

一、會議面面觀

1．會議的重要性

2．會議的目的

3．會議的種類

4．會議的頻率

5．會議成本的計(jì)算

二、 跨越會議“陷阱”

1．[陷阱]會議太頻繁

2．[陷阱]會議時(shí)間太長

3．[陷阱]領(lǐng)導(dǎo)太獨(dú)裁

4．[陷阱]討論結(jié)構(gòu)松散

三、會議管理的前中后期工作注意點(diǎn)

一、開會前的準(zhǔn)備工作

1．如何判斷會議是否舉行

2．會議準(zhǔn)備的內(nèi)容

3．主持人如何做會議準(zhǔn)備

二、成功會議的五種策略

1．如何做開場白

2．如何分配發(fā)言時(shí)間

3． 如何掌握議事進(jìn)度

4．如何達(dá)成會議決策

三、 會議中的溝通與反饋技巧 

1．會議中的溝通技巧

2．會議中的反饋技巧

四、主持人的會議管理技巧 

1．傾聽技巧

2．講話技巧，如何調(diào)動參會人員積極性

3．情景模擬

五、 會議記錄

1．記錄者功能和勝任條件

2．對會議記錄的十大建議

3．團(tuán)隊(duì)會議的誤區(qū)

六、 會后跟進(jìn)

1．參會者如何進(jìn)行會后跟進(jìn)

2．主持人如何進(jìn)行會后跟進(jìn)

3．如何提高下次會議質(zhì)量

四、專業(yè)秘書/助理的接待禮儀與應(yīng)對技巧

1.商務(wù)用語禮儀

v交談禮儀

v接打電話禮儀與技巧

v電子禮儀：電子郵件、手機(jī)、傳真等

2.商務(wù)往來禮儀

v專業(yè)的接待態(tài)度

v招呼技巧

v介紹時(shí)的原則

v握手技巧

v交換名片

v行進(jìn)間、乘坐電梯、坐車的禮儀

v不同的送客方式

v拜訪的宜與不宜

v饋贈禮儀

3.商務(wù)餐飲禮儀

v中式：請客吃飯的藝術(shù)；桌位；點(diǎn)菜；上菜順序；敬酒；餐桌禁忌；奉茶

v西式：桌位；餐桌禁忌；餐具；上菜次序；酒水和咖啡；自助餐

五、有效的向上溝通

1.文檔管理技巧

v文檔管理的方法、原則及流程

v高效名片管理-大大提升老板業(yè)務(wù)能力

v如何運(yùn)用信息科技進(jìn)行客戶關(guān)系管理

v高效助理秘書必備之文書管理技巧

v如何成為全方位信息整合工作者

2.如何為上司與自己管理時(shí)間

v80/20原理的應(yīng)用

v優(yōu)先級的排定

v避免秘書人員的時(shí)間管理陷阱

v如何優(yōu)化上司的時(shí)間安排

3.上司出差行程管理技巧

v行前安排

v為上司搜集資料

v制定完備行程表

六、團(tuán)隊(duì)協(xié)作與人際溝通技巧

1.成功溝通的秘訣

v溝通的定義

v溝通的雙向性

v保證溝通成功的三原則

2.有效職場溝通技巧

v人際風(fēng)格的類型：DISC工具導(dǎo)入

v如何與上司溝通

v如何與同事溝通

v如何與客戶溝通

3.上司需要什么樣的秘書/助理：白骨精溝通高招

v積極傾聽

v同理心

v正向引導(dǎo)法

v贊美法

七、公文寫作

一、公文寫作基本知識

1. 公文的主題

2. 公文的材料

3. 公文的格式和布置

4. 公文寫作的表達(dá)方式

二、公文寫作試練習(xí)

1. 會議紀(jì)要

2. 講話稿

3. 通知

八、辦公室行政管理

1. 辦公室環(huán)境的管理

2. 辦公室用品的管理

3．辦公室綠植的管理

九、個(gè)人時(shí)間及計(jì)劃管理

1. 你的時(shí)間夠用嗎？

2. 時(shí)間管理的6大法則

3. 個(gè)人工作計(jì)劃的安排技巧

十、結(jié)束語

1.分享與回顧

2.行動計(jì)劃