高級秘書/助理和行政人員技能提高訓(xùn)練

【課程背景】

在現(xiàn)代企業(yè)面臨的競爭日益激烈的今天，企業(yè)對行政管理水平要求也越來越高，同時對行政管理人員的專業(yè)素質(zhì)也提出更高的要求，行政管理人員沒有受過系統(tǒng)的專業(yè)知識和技能的訓(xùn)練，僅憑自我認(rèn)知是無法站在全局的視野做好行政管理工作的。很多時候想為領(lǐng)導(dǎo)做得更多，卻總是因不懂領(lǐng)導(dǎo)被動地顧此失彼完成一些事務(wù)性的工作，很難“想領(lǐng)導(dǎo)所想，急領(lǐng)導(dǎo)所急”，成為領(lǐng)導(dǎo)不可或缺的得力助手。經(jīng)常聽到公司領(lǐng)導(dǎo)下屬抱怨行政管理工作不到位，而從事行政管理工作的人士，整天忙得暈頭轉(zhuǎn)向，卻只有苦勞沒有功勞，不知如何讓行政管理工作變得更有效率，更好地體現(xiàn)自己的職業(yè)價值。想快速提升自身的行政管理能力，又苦于沒有專項的培訓(xùn)課程。為此，我們特別為存在上述行政管理工作困擾的人士量身定做了本次課程，通過兩天的集中訓(xùn)練，全方位提升行政管理工作的認(rèn)知水平，快速掌握提升行政管理工的各項能力的方法和技巧；

——新形勢下需要五星級的行政管理者，具備“調(diào)頻”能力，本課程將教您如何掌握“調(diào)頻”技巧，學(xué)習(xí)快速“懂”領(lǐng)導(dǎo)的方法，具備調(diào)整與領(lǐng)導(dǎo)一個“頻道”上進(jìn)行溝通的能力，真正成為領(lǐng)導(dǎo)的得力干將。

【課程收益】

1.明確各級行政管理人員的職業(yè)發(fā)展方向。

2.崗位認(rèn)知，職責(zé)明確。

3.明確行政管理工作必須掌握的各種專業(yè)知識。

4.學(xué)會奠定非領(lǐng)導(dǎo)的“領(lǐng)導(dǎo)“地位。

5.運用流程化管理技能提升行政管理工作水平 。 

6.有效利用時間管理的工具，提高自身工作效率。

7.提升的商務(wù)公文寫作技巧，提高駕馭文字的能力。

8.學(xué)習(xí)掌握會議的組織策劃和高效主持會議技巧。

9.了解作為一個專業(yè)化的前臺行政人員所需具備的職業(yè)形象與商務(wù)接待的內(nèi)涵。 

10.掌握溝通的基本步驟，學(xué)習(xí)溝通的基本方法，了解溝通的基本原則，以其提高人際溝通技巧。

11.學(xué)習(xí)如何從優(yōu)秀到卓越的方法，成為五星級秘書/助理的的能力及方法。

【授課對象】   企業(yè)各級行政管理人員、各級助理和秘書、辦公室主任、前臺人員等

【授課時間】   2天/12課時

【授課方式】   內(nèi)容講述、案例分析、游戲互動、討論點評、情景演練

【授課內(nèi)容】

第一部分：職業(yè)素養(yǎng)篇

一、秘書/助理的職業(yè)特性與素質(zhì)要求

1. 準(zhǔn)確自我定位

初級：事務(wù)性文員                中級：事務(wù)性文員＋協(xié)助管理             高級：獨立管理＋事務(wù)處理

★ 視頻：為什么不提拔我？

★ 現(xiàn)場演示：“用什么方式說話，永遠(yuǎn)比說什么更重要”

2. 優(yōu)秀人員的勝任素質(zhì)

如何提升秘書/助理/前臺人員的素質(zhì)                        優(yōu)秀與一般的差異——修煉良好心態(tài)

★ 案例分析：對待崗位的三種不同觀點的人，命運怎么就這么不一樣呢？

如何理解五星級的秘書/助理——從優(yōu)秀到卓越

★ 案例：老板眼中的五星級秘書/助理

二、秘書/助理職業(yè)生涯規(guī)劃

1. 什么是職業(yè)生涯規(guī)劃？

2. 為何要進(jìn)行個人職業(yè)生涯規(guī)劃？

分析自我，確立人生的方向

準(zhǔn)確評價個人特點和強(qiáng)項，在秘書/助理的職業(yè)競爭中發(fā)揮個人優(yōu)勢

看到秘書/助理/前臺人員職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的前景，提供前進(jìn)的動力

★ 小組討論：獲得員工成長與企業(yè)績效的雙贏

3. 職業(yè)生涯規(guī)劃的簡單步驟

掌握SWOT分析工具進(jìn)行自我分析

運用“5W提問”法進(jìn)行自我分析

→ What I am? 我是什么樣的人？

→What I want? 我想要什么？

→What I can do? 我能做什么？

→What fit I most? 什么是最適合我？

→What I can choose？我能夠選擇什么？

★ 走進(jìn)實戰(zhàn)：“我的命運我把握，我的前途我做主。”

運用SWOT分析工具認(rèn)識自我

你知道您是幾號性格的人嗎？你不能再困惑了，結(jié)束一直“茫、盲、忙”的狀態(tài)

——建議尋找通過20%的努力就能到達(dá)80%的效果的領(lǐng)域發(fā)展

★ 視頻：同樣的事情為什么我就做不好？

三、秘書/助理職場禮儀規(guī)范

1. 塑造良好的個人職場形象

著裝的TOP原則                                         “拒絕”著裝敗筆——著裝誤區(qū)

恰當(dāng)?shù)闹w語言 讓自己成為一個有素養(yǎng)的人

★ 案例：為什么不錄用我，我錯在哪呢？

2.行政人員不同崗位的職業(yè)形象要求

女行政人員的形象要求                                      男行政人員的形象要求

3. 基本職場禮儀

辦公室禮儀

——形體儀態(tài)的訓(xùn)練

【1】站姿—體態(tài)美的起點                               【2】 坐姿—高雅儀態(tài)的展示             

【3】 走姿—動態(tài)美的展示                              【4】表情—內(nèi)心世界的窗口：目光、笑容       

4.電話禮儀與應(yīng)對技巧

★ 現(xiàn)場演示：如何著裝讓我更優(yōu)雅和自信

  接待禮儀

【1】有約接待                                    【2】無約接待

5.宴請禮儀

【1】中餐宴請禮儀                                【2】西餐宴請禮儀

現(xiàn)場演示：1、你知道如何點菜嗎？

          2、 你知道接待中的酒文化？

第二部分：工作技能篇

一、時間管理及工作統(tǒng)籌技巧

1. 時間管理的誤區(qū)

2. 時間管理的原則

√ 目標(biāo)管理與80/20法則                                    √ 緩急輕重的優(yōu)先管理

√ 個人時間與領(lǐng)導(dǎo)工作時間計劃與安排

3. 時間管理小竅門

4. 辦公室接待與電話處理

◇ 上級的時間管理與安排

5. 自我情緒控制與壓力管理

◇ 上司出差日程管理與工作計劃

★ 案例：如何管理上司的時間——幫領(lǐng)導(dǎo)做計劃的技巧

★ 小組討論：“你一天的工作是怎么安排的？”

如何管理你好你的時間，讓自己活出精彩？

★ 案例：從種樹任務(wù)分析您解決問題的思路

——做正確的事，不僅是把事做對

大家認(rèn)為是否能在3年時間內(nèi)，獲得15年的工作經(jīng)驗？

——其實是可能的，老師親身經(jīng)歷和大家分享時間管理的秘訣

二、會務(wù)組織與管理

1.成功組織會議的技巧

2.組織階段的工作：

√ 會前準(zhǔn)備                          √ 會中協(xié)助                           √ 會后整理

3.會議座次安排的學(xué)問

★ 練習(xí)：小組討論：如何協(xié)助召開公司例會                   ★ 案例：如何應(yīng)對會議中的“漏洞”？

★ 現(xiàn)場模擬：會議記錄及紀(jì)要訓(xùn)練                           ★ 案例：李秘書的返工引起的深思

三、行政公文寫作技巧與處理實務(wù)

1.行政公文寫作的基本要求                                2.行政公文的格式

3.常用行政公文寫作及公文格式要素范例

通用公文：

→ 報告                            → 請示                              → 批復(fù)

→ 函                              → 決定                              → 公告

→ 通告

事務(wù)公文：

→ 工作計劃                         → 工作總結(jié)                           → 會議紀(jì)要

禮儀文書：  

→ 請柬                             → 介紹信                             → 推薦信

重點演練：通知、請示、會議紀(jì)要

★ 案例分享：請示/報告混為一體

現(xiàn)場研討：領(lǐng)導(dǎo)公文文種混淆（關(guān)于……請示報告）

第三部分：統(tǒng)籌管理篇

一、秘書/助理人際溝通與工作協(xié)調(diào)技巧

★ 游戲?qū)耄和ㄟ^“無聲語言”游戲深刻體會溝通的涵義，并導(dǎo)出溝通的意義所在。

1.成功溝通的秘訣

學(xué)會聆聽：不輕易打斷對方的話                               怎樣反問：了解對方的需求

如何肯定：肯定對方——微笑、點頭、是是是                   表明立場：拒絕的藝術(shù)

提出解決方案：提出2-3個解決方案

★ 案例：如果是你該怎么說？

——為想當(dāng)然認(rèn)為他的想法就是我的想法所付出的代價

2.有效溝通過程及環(huán)節(jié)

信息發(fā)送、接收、反饋                                        有效發(fā)送的技巧

★ 現(xiàn)場演示：溝而不通的后果給我們帶來的啟事

3.認(rèn)識你的溝通對象

與上級溝通的原則                                    與各種性格的領(lǐng)導(dǎo)打交道技巧

跨部門的溝通技巧                                    與客戶溝通

課程結(jié)束分享：我學(xué)到了什么？