電子文件歸檔和電子檔案管理

【課程背景】

       現(xiàn)代信息技術(shù)的高速化發(fā)展，使得電子信息技術(shù)在社會(huì)生活的多個(gè)領(lǐng)域內(nèi)都獲得了大規(guī)模的應(yīng)用。檔案作為承載文件資源歷史價(jià)值的重要載體，對(duì)其日常管理的安全與否將會(huì)直接影響到檔案的實(shí)際功能價(jià)值。目前，伴隨著相關(guān)電子檔案數(shù)量的不斷增多，電子檔案所面臨的安全風(fēng)險(xiǎn)也呈現(xiàn)出了更加多樣化與復(fù)雜化的特征。

      課程將以電子文件與檔案管理為切入點(diǎn)，還原應(yīng)用環(huán)境中的實(shí)際案例，幫助學(xué)員認(rèn)知電子檔案流程是什么、管理層次模型有哪些，分別發(fā)揮什么作用？電子檔案單軌制是什么，工作思路與思路分析，建設(shè)基本原則與架構(gòu)思路，風(fēng)險(xiǎn)與建議？電子文件歸檔和電子檔案管理原型系統(tǒng)，四大工具是什么？使學(xué)員學(xué)之解惑，學(xué)之能用

【課程收益】

?   電子檔案流程概述、流程管理在安全管理中的應(yīng)用

?   電子檔案流程管理的層次模型、安全策略與管理制度

?   電子文件單軌制定義、視角、工作思路、思路分析

?   電子文件單軌制架構(gòu)思路、工作內(nèi)容、風(fēng)險(xiǎn)及建議

?   電子電子文件歸檔和電子檔案管理原型系統(tǒng)，四大工具及制度配套

【課程特色】干貨，沒有廢話；科學(xué)，邏輯清晰；實(shí)戰(zhàn)，學(xué)之能用；投入，案例精彩

【課程對(duì)象】檔案管理人員、檔案工作人員等

【課程時(shí)間】6小時(shí)

【課程大綱】

一、電子檔案全流程管理

1、電子檔案流程概述

2、流程管理在電子檔案安全管理中的應(yīng)用

3、電子檔案的安全性分析

4、電子檔案安全管理策略探討

5、電子檔案流程管理下的層次模型

?  生成層

?  保管層

?  流程層

?  應(yīng)用層

6、電子檔案流程管理與管理制度

7、電子檔案流程管理制度 – 歸檔范圍

8、電子檔案流程管理制度 – 形成

9、電子檔案流程管理制度 – 流轉(zhuǎn)

10、電子檔案流程管理制度 - 歸檔

?  文件的登記

?  文件分類及編號(hào)方法

?  文件格式規(guī)定

11、電子檔案成果驗(yàn)收及移交

?  驗(yàn)收方式

?  驗(yàn)收內(nèi)容

?  驗(yàn)收指標(biāo)

?  驗(yàn)收結(jié)論

?  移交檢驗(yàn) – 病毒檢驗(yàn)

?  移交檢驗(yàn) – 真實(shí)性檢驗(yàn)

?  移交檢驗(yàn) – 完整性檢驗(yàn)

?  移交檢驗(yàn) – 有效性檢驗(yàn)

?  移交檢驗(yàn) – 文件格式檢驗(yàn)

?  移交檢驗(yàn) – 需收集軟件及說明檢驗(yàn)

12、電子檔案流程管理制度 - 保管

?  鑒別

?  訪問控制

?  機(jī)密性

?  完整性

?  可用性

13、電子檔案流程管理制度 – 利用

?  權(quán)限管理

?  申請(qǐng)閱讀

?  訪問

14、電子檔案安全管理策略的關(guān)鍵問題

?  電子檔案的永久性保存

?  建立電子檔案轉(zhuǎn)換為副本的系統(tǒng)規(guī)范

?  安全服務(wù)與安全機(jī)制

二、電子文件單軌制工作方法

1、電子檔案單軌制的定義

2、單軌制的兩個(gè)視角

?  文件視角

?  檔案視角

3、單軌制工作思路

4、單軌制的思路分析

?  管理對(duì)象分析

?  管理流程分析

?  歸檔制度分析

?  從文檔一體化趨勢(shì)看

?  安全分析

5、單軌制建設(shè)基本原則

6、電子檔案單軌制實(shí)施架構(gòu)思路

?  建立可操作的前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)施規(guī)劃

?  建立完善檔案管理機(jī)制

?  配備完善的硬件服務(wù)系統(tǒng)

?  建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)

7、單軌制規(guī)范性工作內(nèi)容

?  前端控制、全程管理

?  制定完善歸檔制度，編制操作手冊(cè)

?  制定清晰的管理流程

?  面向用戶的采集與管理

?  可執(zhí)行的監(jiān)督檢查機(jī)制，全過程跟蹤與指導(dǎo)

8、單軌制的主要風(fēng)險(xiǎn)及建議

?  對(duì)傳統(tǒng)管理模式的依賴與新模式?jīng)_突

?  電子文件歸檔流程設(shè)計(jì)不規(guī)范，及時(shí)性、有效性、規(guī)范性不能保證。

?  電子檔案的安全可抗性

?  熟悉檔案與精通軟件管理復(fù)合型人才缺失

案例：廣東省高速公路項(xiàng)目實(shí)施單軌制管理

三、電子文件歸檔與檔案管理

1、依托法治保障和政策優(yōu)勢(shì)

2、電子文件歸檔和電子檔案管理原型系統(tǒng)

?   優(yōu)化業(yè)務(wù)流程

?   完善系統(tǒng)功能

?   確保真實(shí)可靠

3、設(shè)計(jì)電子文件歸檔和電子檔案管理系統(tǒng)四大工具

?  解決電子文件接收難 - 通用數(shù)據(jù)采集工具

?  解決電子檔案管理難 – 電子檔案文件格式轉(zhuǎn)換工具

?  解決電子檔案長期保存難 – 離線備份工具

?  解決電子檔案利用難 – 電子檔案通用瀏覽器

4、建立制度配套，完善電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范

?  制定電子文件歸檔范圍和保管期限表

?  制定電子文件歸檔整理規(guī)則

?  制定電子檔案長期保存規(guī)范

案例：電子文件歸檔和電子檔案管理新模式在中國（上海）自貿(mào)區(qū)應(yīng)用